En este artículo
Antes de empezar
Debe tener cuentas activas tanto en CompanyCam como en QuickBooks Online.
Las integraciones requieren niveles de plan específicos. Asegúrese de tener un plan pago en CompanyCam y el plan correcto en QuickBooks Online para utilizar esta integración.
Debe tener privilegios Admin en CompanyCam y los permisos correctos en QuickBooks Online. Si usted o otro usuario necesitan actualizar sus permisos en CompanyCam, aquí le mostramos cómo hacerlo.
Debe tener permisos de administrador o gerente para sincronizar fotos con QuickBooks Online.
Su dispositivo deberá tener la versión de la aplicación CompanyCam: 9.3.8 o posterior para sincronizar fotos manualmente desde CompanyCam a QuickBooks Online.
Para usar Signatures con la integración de QuickBooks Online, deberá estar suscrito al complemento Signatures.
A partir del 15 de noviembre de 2024, las cuentas no podrán suscribirse a la función de Firmas, a menos que ya tengan esta función habilitada en su cuenta. Las cuentas que ya estén suscritas podrán seguir utilizando esta función. Si no estás suscrito a esta función, no podrás añadirla a tu cuenta en este momento.
NOTA: Esta integración solo está disponible para QuickBooks Online. La versión de escritorio de QuickBooks no funcionará con esta integración.
¿Qué es QuickBooks Online?
Quickbooks Online es un software de gestión financiera basado en la nube. Está diseñado para reducir el tiempo que dedica a administrar las finanzas de su empresa, ya que lo ayuda con tareas como: crear presupuestos y facturas, realizar un seguimiento de las ventas y el flujo de caja.
Cómo funciona
Cuando se crea un nuevo cliente en Quickbooks en línea, se crea automáticamente un proyecto correspondiente de CompanyCam y se agrega una etiqueta de "Cliente de Quickbooks" al proyecto de CompanyCam. Si crea un nuevo presupuesto o factura para un cliente que aún no está sincronizado con CompanyCam, esto también activará un nuevo proyecto.
Las facturas y presupuestos agregados en QuickBooks en línea para este cliente estarán disponibles en la sección Documentos de CompanyCam. Podrás activar o desactivar una configuración de permisos en la configuración para permitir que estas facturas o presupuestos solo los vean los usuarios de CompanyCam con permisos de administrador o gerente (consulta la configuración).
Desde allí, puede consultar nuestra función Firmas para completar estas facturas o presupuestos directamente en CompanyCam. Los proyectos con facturas tendrán una etiqueta adicional que diga "Factura adjunta". Los proyectos con presupuestos tendrán una etiqueta adicional que diga "Presupuesto adjunto". Una copia del enlace al proyecto de CompanyCam estará disponible en la sección Notas para ese cliente en QuickBooks Online.
La sincronización de fotos solo está disponible para los niveles superiores en QuickBooks Online. Las fotos no se sincronizarán desde QuickBooks Online a CompanyCam. La sincronización manual está disponible tanto en la web como en la aplicación móvil.
¡Puedes seguir la guía paso a paso a continuación para ver la integración en acción!
Cree un Customer (cliente) en Quickbooks Online. Vaya a New (Nuevo) en la esquina superior izquierda y seleccione Add Customer (Agregar cliente) y Save (Guardar). El nombre, la dirección, el correo electrónico y el número de teléfono se sincronizarán con el proyecto de CompanyCam creado.
Una vez que haya creado su Customer (cliente), puede crear Invoices (Factura) o Estimates (Estimaciones) o presupuestos para ese cliente creado y Save (Guardar). Una vez guardados, esos presupuestos y facturas se sincronizarán con la sección Documento del proyecto correspondiente.
Invoice:
Estimate:
Una vez que se Save (guarde) esa información, debería ver un proyecto de CompanyCam correspondiente. Todas las Invoices (facturas) o Estimates (Estimados) agregados para este cliente en QuickBooks estarán disponibles en la sección Documentos y una etiqueta titulada "Invoice Attached" o "Estimate Attached". NOTA: Si no se agregó ningún monto en dólares a la factura o presupuesto, la factura no se sincronizará con CompanyCam.
En el proyecto de Quickbooks, habrá una copia del enlace del proyecto de CompanyCam disponible para colocar en su navegador y tendrá acceso rápido a su proyecto integrado mediante ese enlace. Puede resaltar la copia, hacer clic derecho en el enlace profundo y seleccionar "Ir a" y lo llevará directamente al proyecto.
Sincronización de fotos con QuickBooks Online
En la aplicación web
Una vez que se crea un proyecto, puede sincronizar manualmente las fotos de CompanyCam con QuickBooks Online. Esto se puede hacer usando el menú Acción en la pantalla Proyecto.
Para sincronizar fotos, deberá asegurarse de que las fotos se carguen en un proyecto creado por la integración de QuickBooks Online.
Seleccione las fotos que desea sincronizar.
Seleccione el menú Acción y seleccione Send Photos to QuickBooks Online (Enviar fotos a QuickBooks Online).
Aparecerá una ventana emergente que le permitirá seleccionar si desea que las fotos se sincronicen con el Registro del cliente, el Presupuesto o la Factura.
Las fotos sincronizadas estarán disponibles en la sección Attachment, en Detalles del Customer (Cliente), en el Customer Record (Registro del cliente), y en la parte inferior de la factura o el presupuesto, en la sección Attachment (Archivos adjuntos). Nota: Si la sincronización falla, recibirás una notificación que te informará que no se realizó.
En la aplicación web
Nota: Su dispositivo deberá tener la versión 9.3.8 de la aplicación CompanyCam para poder sincronizar fotos con QuickBooks Online
Una vez que se crea un proyecto, puede sincronizar manualmente las fotos de CompanyCam con QuickBooks Online. Esto se puede hacer usando el menú Acción en la pantalla Proyecto.
Para sincronizar fotos, deberá asegurarse de que las fotos se carguen en un proyecto creado por la integración de QuickBooks Online.
Seleccione las fotos que desea sincronizar.
Toque los tres puntos en la esquina inferior derecha de la pantalla.
Seleccione Enviar fotos a QuickBooks Online.
Las fotos sincronizadas estarán disponibles en la sección Archivos adjuntos, en Detalles del cliente, en el Registro del cliente, y en la parte inferior de la factura o el presupuesto, en la sección Archivos adjuntos. Nota: Si la sincronización falla, recibirás una notificación que te informará que no se realizó.
Configuración
Consulte los pasos a continuación para realizar la integración:
Vaya a la pestaña Integraciones en el lado izquierdo de su versión web de CompanyCam.
Busque la tarjeta QuickBooks Online y selecciónela.
Pulse Conectar en la esquina superior derecha.
Ahora la integración está casi completa, solo sigue los pasos para vincular tus dos cuentas seleccionando Continue (Continuar).
Continúe iniciando sesión con su cuenta y siguiendo las indicaciones adicionales.
Una vez que hayas terminado de iniciar sesión en QuickBooks Online, ¡listo! Ya estás conectado.
Puede elegir si desea ocultar las invoices (facturas) y los Estimates (presupuestos) sincronizados con CompanyCam como documentos para los usuarios Restricted y Standard con el interruptor de configuración. Cuando esté habilitado, esos documentos de Invoices (facturas) y Estimates (presupuestos) solo serán accesibles para Managers y Admins. Ejemplo a continuación:
Si necesita ayuda para la integración o tiene algún problema con la misma, comuníquese con [email protected] o con nuestro chat en vivo.
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